大学職員の仕事内容は？－学部事務編－

こんにちは！

「大学職員の仕事内容は？－学部事務編－」と題して、大学の各学部の事務の業務内容を紹介します。 

大学によっては、１つの学部に事務室があり、その学部の教務や総務などを担当している大学があります。

恐らく、国立大学と私立大学など、その規模によっても、学部事務があるかどうかは様々と思います。

印象としては、おそらく総合大学などの大きい大学にはあるようですね。

単科大学などの比較的規模の小さい大学では、教務課などがまとめて業務をおこなっているようです。

私が働く大学は比較的大きい大学なので、学部事務が存在します。

そのため今回は、私が経験してきた学部事務の仕事の経験をふまえて、その内容についてお話ししたいと思います！ 

この記事を読むとこんなことがわかります！

 

学部事務ー教務係

まず、学部の事務室には、総務係と教務係にわかれ、それぞれで異なる担当業務があります。

その二つにわけて説明していきます。

教務係

• 大学院教務業務
• 教員支援業務（教務に関すること）
• 窓口対応（卒業生・学生等）
• 大学院入試・入試広報
• 奨学金
• インターンシップ
• 就職情報のとりまとめ
• オープンキャンパス
• 各種証明書発行
• 教職

などなど・・・。

 こちらを見ると、教務課と学生課のすべての業務を網羅しているのがわかりますよね…。

まさに、学部事務はその学部の学生に関することなら、基本的にはなんでも担当する教務事務のエキスパートなのです！

結構広く業務内容を取扱うので、基本的には縦割りで業務を分担し取り組むことが多いです（良くも悪くも）。

ちなみに、学部だけでなく、その学部のもつ研究科の事務も担当します。

 

教務課と学生課の違いは？

そこで気になるのは、教務課と学生課との違いですよね。

教務課と学生課と学部事務、同じような業務内容が並んでいますが、どのような業務振り分けになっているのでしょうか。

基本的には、教務課や学生課はとりまとめ・総括的なポジションで、実際の細かい業務などは学部事務が行うようなイメージです。

例えば、学生の履修登録時期が始まる前に、全学部が関係するような教務システムの設定（例：登録締切や開始の設定や、注意事項の案内、学部事務への履修設定の案内など）は教務課が行い、学部に関する個別なとりまとめ（例：教育学部の履修ルールをシステムに入力する、等）は学部事務の仕事になります。

奨学金やオープンキャンパス、入試なども同様で、学部に関する仕事は学部で行う、というのが基本ルールになっています。

 そのほか、年ごとに担当業務を交代していくこともあったので、同じ係にいつつ、違う担当業務（例えば入試担当から奨学金担当に変更など）をさせてもらえるのは、とても勉強になってありがたく思っていました。

しかも、通常異動では、前任の担当者が別の部署に行ってしまうことがほとんどなので、同じ係での業務替えは、近くに前任がいるので聞きやすく、業務がしやすかったのを覚えています。

 イベントごとも多く、みんなで協力しながら業務することも多かったので、仲が良く、帰りにみんなで飲みに行ったりすることも多々ありました。

また、教員とも距離が近いので、みんなで一緒に飲みに行くこともよくありました。

（飲んでばっかり？）

 学生ともよく提出物の受け取りなどで窓口で顔を合わせたりすることもあるため、廊下や学食で会った際に気軽に話しかけられたり、顔見知りになって研究の話を聞けたりなど、学生とも距離が近く、オープンな雰囲気があったように思います。

 学生や教員とも近く、いわゆる「現場」という状況なので、トラブルの相談や対応に追われることも多く、そういう面では大変なことも多かったですが、これまで勤務してきたなかで、一番充実して、楽しく仕事ができていたように感じます。

  

学部事務ー総務係

学部事務の総務係の業務は主にこのような内容です。

• 出金処理・予算管理業務（教員、学外）
• 勤務管理業務（TA等）
• 施設管理
• 旅費・謝金
• 共済
• 外部資金

などなどなど・・・。 

総務系も同様に、経理課や人事課などがおおもとで取り仕切り、学部の総務係では学部それぞれの教員に関する事柄を担当するようなイメージです。

本部の経理課や人事課などが最終的なチェックやとりまとめをしてくれています。

総務係では、学生と関わるというより、教員とのやりとりが多いです。

私のイメージですが、総務係の業務は「学生系以外に関すること全部」といったような感じ。

本当に、なんでも屋さんのような仕事をされていた記憶があります。

ここだけの話、教員はあまり事務的な作業を把握していない方も少しいらっしゃるので、出張などの参加書類など、決まったものをきちんと提出してくれない場合もあるらしく、毎回教員に再提出をお願いしたり、なかなか大変そうにしている総務担当さんもいました。

 

学部事務に向いている人

学部事務に向いている人は次のような方です。

あとは、教員や学生に話しかけてもらいやすいような明るい雰囲気を持った人もぴったりかもしれません。

よく学生や教員から聞くのは、窓口や電話口でなかなか忙しそうに仕事をしているので、聞きたいことがあっても話しかけられない・・・という声を聞くので、窓口では「こんにちは！」と笑顔で声をかけつつ、電話口では軽快にはきはきと明るい声でお話しできたり、そういう配慮ができる人であれば、たくさんの人からありがたがられる存在になれると思いますよ！

 

まとめ

「大学職員の仕事内容は？－学部事務編－」と題して、大学の各学部の事務の業務内容を紹介しました！

学部事務はいわゆる「中間管理職」のような感じで、連絡調整や報告などをうけおうような業務が多いですね。

トラブルや相談などが多いことはありますが、それでも周囲と楽しくわいわいできるのがこの部署の魅力のひとつであると思います。

私もこれまでの中で一番楽しく仕事ができた部署でもありますし、今後も配属されるといいなと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました！